 Когда капитан покидает капитанский мостик для того, чтобы контролировать выполнение собственных приказов, судно остается без управления.
Основная ваша функция как руководителя - это добиваться поставленных целей.
Чтобы достигать целей, вам необходимо:
- Ставить задачи перед исполнителями.
- Контролировать их исполнение и добиваться того, чтобы люди доводили дело до конца.
Безусловно, вам известны ситуации, когда тщательно разработанные планы не были реализованы и так и остались планами. И главная причина этого - человеческий фактор, так как между намеченным и выполненным находятся люди. Когда подчиненные не выполняют поставленные задачи, руководитель берется за дело сам и в результате - перегруженность и стресс.
Наиболее распространенная ситуация: вы обнаружили проблему в компании или видите новую возможность для своего бизнеса. Вы ставите задачу соответствующему сотруднику (как правило, это происходит устно). Позже вы раз за разом мысленно возвращаетесь к поставленной задаче. Вспоминаете, что нужно проконтролировать процесс ее выполнения. Это часто происходит спонтанно, иногда в свободное от работы время или что еще хуже - тогда, когда уже поздно влиять на развитие событий. Вы спрашиваете: «Петров, а что там у нас с выполнением этой задачи?». А в ответ слышите оправдания, которые приводят вас в бешенство:
«А это разве срочно надо было? … Сегодня сделаю. Совсем забыл. Спасибо, что напомнили … А я не до конца понял, что именно я должен сделать … Был сильно загружен другой работой. Я выполнял другие задачи … Столкнулся с трудностью и пока отложил, чтобы у вас спросить … А вы не спрашиваете, и я подумал, что уже и не нужно …»
Закон нашей вселенной: Чем дольше не решается задача, тем больше становится проблема.
Например, через два месяца планируется участие в выставке, а руководитель обнаружил, что стенда и материалов все еще нет. Он поставил задачу исполнителю и, всецело надеясь на него, погряз в «тушении ранее созданных пожаров». За неделю до выставки он интересуется ходом выполнения поставленной задачи и тут оказывается, что ничего не сделано, а для изготовления стенда требуется три недели. Он и большинство других сотрудников бросают выполнение своих регулярных функций и начинают судорожно готовиться к выставке, пытаясь решить почти невыполнимые задачи. А это создает новые проблемы. И все находятся в постоянном стрессе.
Слабое место - СВОЕВРЕМЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ.
Процесс управления состоит из трех важных элементов:
- Постановка задачи - эту роль выполняет руководитель.
- Контроль ее исполнения - эту роль можно делегировать помощнику руководителя.
- Выполнение задачи - эту роль выполняет исполнитель.
Для того чтобы избежать ситуации, когда все сроки прошли, а решение задачи не сдвинулось с места, необходимо своевременно контролировать ход работ. Очень важно не только владеть актуальной информацией о факте выполнения или невыполнения задачи, а иметь возможность получать отчет о том, что она взята под контроль, о ходе ее исполнения, о возникших трудностях, видеть результаты работы и другую полезную информацию.
Для этих целей и был разработан программный продукт для руководителей - «Администратор задач». Его первоначальное название - «Никто не забыт и ничто не забыто».
Весь процесс можно сделать значительно эффективнее и проще с помощью Администратора задач, который позволит:
 Создать дерево задач с объединением в группы взаимосвязанных задач и подзадач, задав основные параметры для исполнения: срок исполнения, подробное описание задачи и т. д.;- Получить уведомление о принятии задачи к выполнению ответственными лицами, а также видеть их комментарии в ходе работы над задачей;
- Своевременно получить уведомление о невыполненных в срок задачах и предотвратить возможные проблемы и потери;
- Установить в режиме реального времени контроль над процессом исполнения поставленных задач, как в разрезе отдельных заданий, так и по каждому сотруднику предприятия: количество дней до истечения срока выполнения, текущее состояние задачи;
- Создать архив выполненных задач с отчетами в виде приложений в удобном для дальнейшего использования виде;
- Сделать оценку эффективности работы сотрудников на основе статистики выполнения задач на любом горизонте анализа (день, неделя, месяц, год).
«Администратор задач» - это программа для руководителя, решающая проблему большой перегруженности.
|
|
