| Антикризисный арсенал руководителя В данной статье рассматривается комплекс взаимосвязанных проблем, возникающих на предприятиях реального сектора экономики вследствие негативного воздействия финансово-экономического кризиса и комплекс ответных мер, позволяющих не только сохранить стабильность бизнеса, но и использовать новые возможности для его развития. Статья поможет руководителям различных направлений (стратегическое управление, финансы, кадры, производство, логистика и др.) сопоставить между собой управленческие задачи, связанные с ними риски, данные, необходимые для принятия правильных решений и управленческие инструменты системы программ "1С:Предприятие 8" для их оптимального решения. Содержание: - Влияние финансового кризиса на экономику предприятия.
- Преодоление последствий кризиса и новые возможности.
- Последовательность изменений и роль ИТ.
- Задачи и инструменты "1С:Предприятия 8" для поддержки принятия антикризисных решений:
- Задачи и инструменты управления сбытом, продажами;
- Задачи и инструменты управления производством;
- Задачи и инструменты управления снабжением, закупками;
- Задачи и инструменты управления персоналом;
- Задачи и инструменты управления материальными ресурсами
- Задачи и инструменты управления финансами;
- Задачи и инструменты стратегического управления.
- Заключение
ВЛИЯНИЕ ФИНАНСОВОГО КРИЗИСА НА ЭКОНОМИКУ ПРЕДПРИЯТИЯ Рассмотрим на упрощенной схеме основные внешние факторы, в наибольшей мере воздействующие на предприятия реального сектора экономики в период финансово-экономического кризиса, а также наиболее критичные последствия от воздействия этих факторов (см. рис 1)
Рис. 1. Влияние основных кризисных факторов на деятельность предприятия
На схеме представлены четыре блока проблем внутри предприятия. В дальнейшем будет рассмотрено семь блоков за счет разделения блока "управление" на стратегическое управление, управление финансами, управление персоналом и управление материальными ресурсами. Часть внешних факторов, определяемых в исследованиях Эльвара Эльбинга и Майкла Портера, не рассматривается в рамках данной антикризисной статьи.
Многие предприятия, подвергшиеся шоковому воздействию кризисных факторов, остро нуждаются в срочных мерах по выходу из сложившейся ситуации с минимальными потерями. Другие предприятия, в меньшей степени, чем конкуренты, испытавшие на себе влияния кризиса, стремятся принять срочные меры для получения конкурентных преимуществ и увеличения рыночной доли. Пересматриваются стратегии, тактики и задачи, возлагаемые на службы предприятия, в том числе на информационное обеспечение решаемых задач.
ПРЕОДОЛЕНИЕ ПОСЛЕДСТВИЙ КРИЗИСА И НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
"Любой кризис - это новые возможности" (Уинстон Черчилль)
Сохранив отношения с покупателями и обеспечив стабильность поставок, обеспечив устойчивые показатели производства и продаж, оптимизировав структуру затрат и управление, наращивая долю рынка за счет успешной конкуренции, увеличив ликвидность и снизив зависимость от кредиторов, предприятие может использовать кризис как точку роста для реализации новых возможностей. Для достижения этой цели руководству требуется регулярно осуществлять ряд антикризисных управленческих воздействий на бизнес-процессы и ресурсы предприятия (рис. 2):
Рис. 2. Регулярные меры для решения порожденных кризисом проблем и повышения конкурентоспособности предприятия
На схеме приведены задачи, в различной степени влияющие на эффективность бизнеса, имеющие различные оценки рисков их решения, осуществляющиеся на различных этапах борьбы с влиянием кризисных факторов. Перед тем, как подробнее рассмотреть задачи управления предприятием и их решения на различных уровнях управления, рассмотрим типовую последовательность и характеристики задач.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ИЗМЕНЕНИЙ И РОЛЬ ИТ
"Семь раз отмерь, один раз отрежь" (народная пословица)
Классики менеджмента утверждают: при осуществлении изменений нужно сначала определить цели, стратегию их достижений, последовательность изменений, контрольные точки и т.д. Но что делать, если не хватает средств для выплаты зарплат, возврата кредитов, закупки сырья и материалов? Что делать, если надо резать затраты, но народная пословица "Семь раз отмерь, один раз отрежь" неприменима, так как меры нужно принимать срочно, а мерить нечем - ведь раньше все было хорошо и не нужны были измерительные инструменты для управления бизнесом…
К сожалению, многие предприятия оказались в подобной ситуации и они вынуждены вначале осуществлять изменения, которые можно выполнить быстро, потом изменения, обеспечивающие существенный эффект в ближайшее время, и только потом изменения, позволяющие предприятию по-настоящему оптимизировать свою деятельность, повысить конкурентоспособность и использовать новые возможности.
На этом пути высок риск ошибок. Особенно опасны ошибки, допущенные на раннем этапе "скоропалительно принятых" точечных мер. Правильно и оперативно оценить ситуацию, понять с каких мер начать, как их применять, "что и где резать", и в результате избежать многих ошибок, помогают информационные технологии, обеспечивающие руководство данными, необходимыми для принятия правильных решений.
В таблице 1 рассмотрим связь между скоростью осуществления изменения, эффективностью изменения, риском совершения серьезных ошибок на этапе осуществления изменения, и ролью информационных технологий при осуществлении изменения. Все изменения в условиях кризиса можно отнести к двум основным типам: направленные на снижение затрат (выделены красным) и направленные на обеспечение доходов (выделены синим). Смешанный тип изменений и изменения, направленные на поддержание текущей деятельности, цветом не выделяем. Сгруппируем и условно отсортируем изменения в порядке их применения на типичном предприятии (без учета отраслевой специфики и привязки к структуре управления) в кризисных условиях. Количество звездочек в колонках обозначает условный вес показателей по 5-бальной шкале с учетом экспертной оценки авторов серии антикризисных статей.
| Задача, изменение | Скорость | Эффективность | Риск ошибки | Роль ИТ | | Оперативные точечные меры
Цель: устоять против первого удара кризисных факторов | | Приостановить ряд инвестиционных проектов | ***** | *** | *** | * | | Сократить часть персонала | ***** | *** | **** | * | | Приостановить производство | ***** | *** | ***** | * | | Пересмотреть цены на продукцию | ***** | *** | *** | ** | | Пересмотреть затраты на продвижение | ***** | ** | *** | ** | | Регулярные меры
Цель: обеспечить стабильность бизнеса с учетом кризисных условий | | Анализ и снижение затрат | ** | ***** | **** | ***** | | Оптимизация складских запасов | *** | **** | ** | ***** | | Правильный выбор поставщиков | *** | **** | *** | *** | | Оптимизация затрат на ремонты и ТО | ** | ** | ** | *** | | Повышение эффективности персонала | ** | ***** | **** | *** | | Выявление должников, анализ "дебиторки" | **** | **** | * | **** | | Удержание и привлечение клиентов | ** | ***** | *** | **** | | Оперативный анализ рентабельности заказов | *** | *** | ** | ***** | | Ежедневный контроль ключевых показателей | ** | ***** | * | ***** | | Планирование поступлений и расходов | *** | **** | * | **** | | Предотвращение кассовых разрывов | **** | **** | *** | **** | | Прогрессивные меры
Цель: обеспечить конкурентоспособность и развитие бизнеса в среднесрочной и долгосрочной перспективе | | Оптимизация производственных процессов и снижение себестоимости | ** | ***** | ** | ***** | | Повышение конкурентоспособности продукции | * | ***** | *** | **** | | Оптимизация продуктовой линейки | * | **** | **** | ***** | | Бюджетирование, несколько сценариев развития | ** | ***** | ** | ***** | | Управление портфелем инвестиционных проектов | ** | **** | ***** | ***** | | Эффективное управление филиалами и ДЗО | * | **** | ***** | **** | | Слияния, поглощения, стратегические партнерства | * | **** | ***** | ** | Таблица 1. Последовательность и характеристики антикризисных изменений
Из таблицы видно, как меняются характеристики задач по мере перехода от оперативных точечных мер к регулярным мерам и далее к прогрессивным мерам, особенно, как возрастает роль и потребность использования ИТ.
Вероятно, у читателей возник вопрос по некоторым пунктам: "Причем тут роль ИТ?" или "Какое отношение ИТ имеет к слияниям и поглощениям?". Я постараюсь ответить на эти вопросы в данной статье.
Если на первом этапе оперативных точечных мер роль ИТ может быть неочевидна для руководства, то по мере перехода к регулярным и прогрессивным изменениям, роль ИТ существенно возрастает и видна любому современному руководителю. Кризис - период, когда ИТ можно использовать не только как средство минимизации затрат и сохранения стабильности бизнеса, но и как очень эффективное средство в конкурентной борьбе.
Об инструментах поддержки принятия решений в системе программ "1С:Предприятие 8", будет рассказано в последующих главах, а так же в отдельных статьях экспертов фирмы "1С" и наших консалтинговых партнеров. Рассмотрим практические инструменты для решения актуальных задач в последовательности из 7 укрупненных блоков в привязке к типовой структуре управления предприятием (Рис. 3):  Рис. 3. Последовательность рассмотрения антикризисных задач и инструментов для их решения Последовательность рассмотрения задач руководителей различных направлений: 1. Задачи, характерные для коммерческого директора, директора по продажам, руководителя отдела сбыта, руководителя отдела маркетинга.
2. Комплекс производственных задач, которые решают директор по производству, руководители технических служб, руководители планово-экономического отдела, отдела организации труда и заработной платы.
3. Задачи, связанные со снабжением и обеспечением производства, решаемые начальником отдела материально технического снабжения или руководителем отдела закупок.
4. Комплекс задач, связанных с персоналом и решаемых директором по персоналу, руководителем отдела кадров, руководителем отдела организации труда и заработной платы.
5. Комплекс задач управления материальными ресурсами на предприятии (склады, логистика) решение которых часто бывает в ведении директора по логистике или иногда исполнительного директора, т.к. задача затрагивает многие структурные подразделения предприятия.
6. Комплекс финансовых задач, решением которых занимаются финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель планово-экономического отдела, руководитель финансового отдела, руководитель группы по подготовке отчетности в формате МСФО, руководитель отдела консолидации, руководитель контрольно-ревизионной службы и другие руководители, связанные с решением широкого круга актуальных в условиях кризиса финансовых задач.
7. Несколько стратегических задач, решением которых занимаются учредители, совет директоров, генеральный директор, директор по развитию бизнеса, директор по управлению проектами и другие топ менеджеры предприятия или холдинга. ЗАДАЧИ И ИНСТРУМЕНТЫ "1С:ПРЕДПРИЯТИЯ 8" ДЛЯ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ АНТИКРИЗИСНЫХ РЕШЕНИЙ 1. Задачи и инструменты управления сбытом, продажами
В условиях финансово-экономического кризиса, когда потребители не уверены в будущем экономики, во многих отраслях снижается спрос на продукцию или меняется его структура, возрастают требования к поставщикам. Часто у покупателей возникают проблемы с платежеспособностью, и к структурным изменениям спроса прибавляются проблемы возврата долгов. Для промышленных предприятий в период финансового кризиса также характерны риски невыполнения заказов покупателей по причине перебоев со снабжением сырьем и материалами, связанными с дефицитом денежных средств. При существенном изменении курсов валют к этим проблемам прибавляются сложности правильного расчета рентабельности заказов и ценообразования. В этих условиях на участке сбыта и продаж возникает ряд задач, для решения которых важно действовать оперативно, при этом адекватно оценивать имеющиеся риски и располагать данными для принятия правильного решения.
Задачи: Оптимизировать дебиторскую задолженность. Классифицировать должников, определить для каждого из них политику взыскания долгов. Ряд покупателей в период кризиса заинтересованы в отсрочке платежа, и для предприятия важно принимать обоснованные решения по предоставлению им кредитных линий.
Риски: Задержки платежей, потери денег, потери клиентов, судебные издержки и др.
Данные для правильного решения: Данные о текущей задолженности, включая срок просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, доля покупателя в структуре доходов и структуре валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.
Задачи: Привлечь и удержать покупателей в условиях постоянного изменения рыночных условий.
Риски: Неэффективная реклама, потеря клиентов из-за некачественной работы персонала и неэффективного взаимодействия, из-за неконкурентоспособных условий отгрузки и др.
Данные для правильного решения: информация об эффективности источников рекламы, об эффективности работы персонала, информация об обращениях клиентов, их классификация по ABC-методу, история взаимоотношений с ними и др.
Задачи: Определить оптимальные цены на товары. Здесь важно найти ответы на вопросы: на какую номенклатуру и на сколько необходимо изменить цену, как это соотносится с динамикой цен конкурентов.
Риски: Работа "в минус", лавинообразное снижение цен на рынке, неэластичность спроса и др.
Данные для правильного решения: Цены конкурентов, себестоимость текущая и прогнозная, остатки продукции и планы поступлений, динамика спроса, рыночная конъюнктура, дополнительные затраты, различные сценарии продаж и др. Задачи: Оперативно просчитать рентабельность сделки. Например, в позаказном производстве важным конкурентным преимуществом является возможность оперативно в момент приема заказа просчитать плановую рентабельность производства продукции под индивидуальные потребности заказчика.
Риски: Завысить цену и потерять клиента или назначить цену, при которой в итоге не будет прибыли.
Данные для правильного решения: Динамически составленная структура затрат по заказу на основе формализованных инженерных данных и себестоимости ресурсов, прогнозируемая рентабельность в зависимости от объемов заказа.Задачи: Повысить эффективность работы торгового персонала, оптимизировать затраты и адаптировать систему мотивации менеджеров под новые условия.
Риски: Кадровые ошибки, неэффективность системы мотивации.
Данные для правильного решения: Сравнение показателей работы менеджеров, привязка системы оплаты труда к показателям, информация о классе сотрудника: "генератор прибыли"; "середнячок", которого можно эффективно обучить; "балласт", от которого нужно избавляться.
Задачи: Не допустить утечки информации о клиентах при сокращении персонала.
Риски: Кража информации о клиентах.
Данные для правильного решения: База данных CRM с разграничением прав доступа.
Для решения этих, и многих других задач, возникающих на участке продаж и сбыта, мы предлагаем следующие инструменты:
- 1С:Бухгалтерия 8 - управление дебиторской задолженностью, оперативные данные о продажах, остатках товаров и др.
- 1С:Управление торговлей 8, 1С:Управление производственным предприятием 8 - управление продажами, ценообразованием, взаиморасчетами, отношениями с клиентами, оценка эффективности работы менеджеров.
- 1С:CRM ПРОФ, 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) - широкие возможности для профессиональной работы как по удержанию, так и по привлечению клиентов.
- 1С:PDM - оперативная оценка рентабельности заказа, динамичное изменение параметров заказа под изменения потребностей потребителя.
- 1С:Зарплата и управление персоналом 8 - управление эффективностью и мотивацией сотрудников.
2. Задачи и инструменты управления производством Последствия финансово-экономического кризиса заставляют многие предприятия вносить существенные изменения в планы и структуру производства. В одних случаях производство частично останавливают, в других ищут пути минимизации затрат и снижения себестоимости, в некоторых случаях принимают решение пересмотреть ассортимент продукции или выпустить для рынка специальные модификации. Все эти решения требуют взвешенного многофакторного подхода, и на участке производства помощь от использования информационных технологий, как правило, наиболее ощутима.
Задачи: Оптимизировать производственные процессы и снизить себестоимость.
Риски: Получить существенно меньший эффект от экономии, чем ожидался, не обратить внимание на затраты, которые можно существенно снизить без ущерба для бизнеса, получить существенное снижение качества продукции, не выполнить план производства и потерять клиентов и др.
Данные для правильного решения: Подробная структура затрат по подразделениям, детальная себестоимость каждого вида продукции, контроль затрат на местах их возникновения, анализ влияния изменений на технологию производства, анализ и оптимизация норм выполнения операций и др. Задачи: Осуществлять динамичное перепланирование производства с учетом изменений планов продаж.
Риски: Не перестроив вовремя планы, можно произвести изделия и их компоненты, которые не будут востребованы длительное время. Отсутствие необходимых ресурсов или сбои в поставках материалов не позволят выполнить в срок заказ клиента.
Данные для правильного решения: Изменения и различные сценарии планов продаж, производства и снабжения, информация о ресурсах и загрузке рабочих центров, состояния заказов в производстве, объемах незавершенного производства, изменениях в составе и технологиях изготовления изделий и многое другое. Задачи: Повысить качество и конкурентоспособность продукции без роста себестоимости, адаптировать производство под выпуск измененных изделий с учетом специфики заказываемых клиентами опций, контролировать рентабельность производства в изменяющихся условиях.
Риски: Ошибки в проектировании новых изделий, не выполнение в срок заказов на новую продукцию, большие потери на переналадке оборудования, неоптимальная загрузка ресурсов, срыв планов выпуска параллельных изделий, "работа в ноль" и др.
Данные для правильного решения: Инженерные данные, тесно увязанные с данными о ресурсах предприятия.
Задачи: Сократить затраты на проведение ремонтов и обслуживание оборудования, на период приостановки инвестиций в переоснащение производства поддерживать работоспособность имеющегося оборудования с минимальными затратами.
Риски: Закупка излишних запчастей и материалов, сохранение высоких затрат на ремонты при сниженном объеме производства и продаж, невыполнение ремонтов, от которых зависит выполнение плана производства.
Данные для правильного решения: Планируемая загрузка рабочих центров, оптимизированный график технического обслуживания и ремонтов для каждого оборудования, загрузка трудовых ресурсов в рамках не отдельного цеха, а предприятия в целом, перечень запчастей и материалов, от закупки которых можно временно отказаться.
Задачи: Не допустить утечки конфиденциальных данных при сокращении персонала.
Риски: Кража информации о технологиях, показателях производства.
Данные для правильного решения: База данных с разграничением прав доступа.
Для решения этих и многих других задач, возникающих на участке производства, мы предлагаем следующие инструменты: - Программно-методический комплекс 1С:Машиностроение 8 - управление ресурсами предприятия, конструкторско-технологическая подготовка производства, управление проектами, управление ремонтами и обслуживанием оборудования, управление качеством, управление отношениями с клиентами, управление документооборотом и бизнес-процессами и др. Система класса ERP II.
- 1С:Управление производственным предприятием 8 - управление производством, планирование и др. Система класса ERP.
- 1С:PDM - управление инженерными данными, технологическими изменениями, тесная связь с ERP системой и CAD/CAM системами.
- 1С:ТОИР - управление ремонтами и обслуживанием оборудования, эффективное средство для сокращения затрат.
- 1С:Управление проектной организацией - управление портфелями проектов, оптимизация планов и затрат на предприятиях с проектной деятельностью.
- Отраслевые производственные решения - позволяют автоматизировать управление производством с учетом отраслевых особенностей, обеспечивая конкурентные преимущества предприятию.
3. Задачи и инструменты управления снабжением, закупками Еще одной актуальной задачей в условиях финансово-экономического кризиса является снижение затрат на закупаемые материалы, запчасти, сырье и другие ресурсы при сохранении должного уровня их качества. Поэтому от направления снабжения и закупок требуется повышенная эффективность работы, учитывающая динамично меняющиеся как внутренние, так и внешние факторы (изменение планов продаж и производства, изменение бюджетов, изменение цен и условий работы поставщиков и др.). Рассмотрим типичные задачи, решение которых поддерживают современные информационные технологии.
Задачи: Правильный выбор поставщиков с учетом изменяющихся в период кризиса цен и условий поставок.
Риски: Срыв поставок критичных для производства материалов из-за недостатка финансирования, выбор поставщиков с неоптимальными ценами и условиями поставок. Для торговых предприятий также важно не допускать ситуации "аут оф сток", при которой спрос на ходовые товары не обеспечивается складскими запасами.
Данные для правильного решения: База поставщиков с ценами, условиями поставок, история отношений с поставщиком, актуальные планы производства и снабжения, бюджет на закупки. Задачи: Закупать только то, что необходимо в условиях постоянного изменения планов и прогнозов продаж товаров, потребностей в материалах основных и обслуживающих производств. Контролировать заявки служб на их соответствие планам и лимитам.
Риски: При ограниченном финансировании закупить ненужные материалы и не обеспечить закупку необходимых для выпуска востребованной продукции материалов, заморозить дефицитные оборотные средства на складе.
Данные для правильного решения: Точные актуальные потребности в материалах с классификацией по критичности закупки, календарные планы закупок, лимиты по подразделениям, бюджеты на закупки, информация о прогнозируемом наличии денежных средств для платежа на определенную дату, база поставщиков с условиями поставок.
Задачи: Сократить дополнительные затраты при закупке материалов.
Риски: Не выявить часть затрат, которые можно эффективно сократить.
Данные для правильного решения: Структура косвенных затрат в себестоимости материалов.
Задачи: Классифицировать задолженности поставщикам по рискам для бизнеса, определить очередность погашения задолженностей.
Риски: Срыв поставок по причине неоплаты, остановки производства, проблемы с покупателями.
Данные для правильного решения: Информация о задолженности поставщикам, платежный календарь, информация от каких закупок можно отказаться из-за изменения планов производства, информация об условиях поставок.
Задачи: Не допустить утечки информации о поставщиках при сокращении персонала.
Риски: Кража информации о поставщиках.
Данные для правильного решения: База данных поставщиков с разграничением прав доступа.
Для решения этих и многих других задач, возникающих на участке снабжения и закупок, мы предлагаем следующие инструменты:
- 1С:Бухгалтерия 8 - управление кредиторской задолженностью, данные об остатках и себестоимости товарно-материальных ценностей и др.
- 1С:Управление торговлей 8, 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), 1С:Управление производственным предприятием 8 - управление закупками, планирование потребностей и определение лимитов, анализ цен поставщиков, взаиморасчеты, управление отношениями с поставщиками.
- 1С:CRM ПРОФ - широкие возможности для учета всех контактов с поставщиками и оптимизации бизнес процессов снабжения.
Рассмотрев последовательность производственных процессов от потребности потребителей к ее удовлетворению через производство с обеспечением его необходимыми ресурсами, перейдем к рассмотрению задач управления ресурсами (кадровыми, материальными и финансовыми) в масштабах всего предприятия или группы компаний. 4. Задачи и инструменты управления персоналом Периоды экономических потрясений, как правило, сопровождаются существенными изменениями на рынке труда. Одни предприятия находят возможность предоставить рынку новые кадровые ресурсы, другие предприятия находятся в поиске ресурсов, способных качественно улучшить показатели их работы. Что объединяет и тех, и других - так это экономически обоснованное желание, чтобы изменения в результате повысили эффективность работы персонала и отдачу на вложенные в работников средства. Эффективность реализации управленческих решений, направленных на достижение данных целей, в существенной степени зависит от использования ИТ. Мы не будем подробно рассматривать простые меры, типа сократить 20% персонала или сократить всем оклад на 30%, хотя они и поддерживаются продуктами "1С" (групповые операции).
Задачи: Выявить неэффективные трудовые ресурсы для сокращения затрат на персонал.
Риски: "Под метелку" сократить полезных сотрудников, от которых зависит прибыльность компании.
Данные для правильного решения: Объективные измеримые показатели работы сотрудников Задачи: Оптимизировать систему мотивации персонала, завязать систему оплаты на ключевые показатели.
Риски: Не учесть возможные сценарии изменения ключевых показателей и их отражения в фонде оплаты труда.
Данные для правильного решения: Сценарии планов затрат на персонал с учетом различных вариантов развития экономики. Задачи: Выявить персонал, обучение которого позволит в условиях кризиса повысить эффективность работы компании.
Риски: Вложить средства в обучение и не получить улучшения показателей работы.
Данные для правильного решения: Динамика показателей работы сотрудника до и после обучения.
Задачи: Изменить систему оплаты труда производственного персонала, оптимизировать нормативы расхода времени на выполнение производственных операций.
Риски: Ошибки чреваты сбоями в производстве, саботажем, забастовками.
Данные для правильного решения: Точные данные о количестве выполненных в производстве операций и актуальные нормативы по их исполнению, автоматический расчет сдельной зарплаты.
Задачи: Иметь достаточные кадровые ресурсы для осуществления инвестиционных проектов.
Риски: Несогласованное между собой сокращение инвестиционных проектов и персонала может привести к невозможности выполнения тех проектов, которые решено продолжить или активизировать.
Данные для правильного решения: Портфель проектов, содержащий данные по задействованному персоналу.
Задачи: Не допустить утечки информации при кадровых изменениях.
Риски: Передача информации конкурентам.
Данные для правильного решения: База данных персонала с распределением прав доступа
Для решения этих и многих других задач, возникающих при работе с персоналом, мы предлагаем следующие инструменты: - 1С:Управление производственным предприятием 8, 1С:Зарплата и управление персоналом 8 - управление эффективностью и мотивацией персонала.
- 1С:Управление проектной организацией - управление кадровыми ресурсами на проектах.
- 1С:PDM - нормирование трудозатрат на производственные операции.
5. Задачи и инструменты управления материальными ресурсами Важной задачей в условиях финансово-экономического кризиса является качественное управление материальными ресурсами на всех складах и в цеховых кладовых. Если до кризиса многие предприятия относились к ненормативным запасам, заделам и прочим неликвидам относительно спокойно - "себе дороже их отыскивать", то сейчас, когда деньги предприятиям нужны как воздух, а персонал зачастую простаивает, самое время навести порядок в материальных запасах и потоках предприятия, решив с помощью ИТ ряд задач.
Задачи: Выявить для списания, реализации или использования в производстве невостребованные запчасти и материалы, цеховые заделы, неучтенные материальные ценности и другие неликвидные запасы.
Риски: Получение недостоверных данных, не учитывающих планы производства и перемещения ТМЦ между складами и цехами, происходившие в период инвентаризации.
Данные для правильного решения: Данные инвентаризации складов и незавершенного производства в сопоставлении с потребностями производства в соответствии с планами продаж, данные обо всех движениях ТМЦ.
Задачи: Выявить источники добавочной стоимости материальных ресурсов и отказаться от многих из них.
Риски: Без всестороннего анализа добавочной стоимости можно принять ошибочные решения - сократить затраты на одном конце бизнес-процесса, увеличив их на другом.
Данные для правильного решения: Данные о себестоимости каждой партии материальных запасов и динамики изменения себестоимости по мере осуществления антикризисных изменений. Задачи: Оптимизировать затраты на складской персонал.
Риски: Если не обеспечить замену персонала оптимизированными складскими технологиями, можно получить комплекс проблем.
Данные для правильного решения: Данные из информационной системы, оптимизирующей складское хранение и высвобождающей ресурсы. Задачи: Использовать освободившиеся в ходе оптимизации складов помещения для предоставления услуг ответственного хранения и получения дохода с них.
Риски: Без ИТ оказание услуг ответственного хранения может существенно увеличить затраты на ручной контроль за товарно-материальными ценностями и персоналом.
Данные для правильного решения: Данные из автоматизированной системы учета услуг ответственного хранения.
Задачи: Оптимизировать потоки материалов на предприятии.
Риски: Без системы сквозного планирования продаж - производства - снабжения оптимизация может стоить дороже, чем полученная в результате экономия, так как при каждом существенном изменении планов нужно вновь "вручную" оптимизировать материальные потоки.
Данные для правильного решения: Данные о потребностях в материальных ресурсах на всех участках, согласованные по времени с планами производства и снабжения.
Для решения задач управления материальными ресурсами, мы предлагаем следующие инструменты: - 1С:Управление торговлей 8 - комплексное управление материальными ресурсами в торговых предприятиях, планирование продаж и закупок.
- 1С:Управление производственным предприятием 8 - комплексное управление материальными ресурсами на всех участках предприятия, планирование потребностей в соответствии с принципами MRP II.
- 1С-Логистика:Управление складом - автоматизации управления складским хозяйством предприятия. 1С-Логистика:Управление перевозками - автоматизации процессов транспортировки грузов по цепочке "поставщик склад клиент".
6. Задачи и инструменты управления финансами Кризис начался с банковско-финансового сектора и ударил в первую очередь по ликвидности финансовых компаний, доступности и стоимости привлечения заемного капитала. В этих условиях для предприятий стало особенно важно считать деньги, снижать затраты, прогнозировать различные сценарии развития событий и строить в соответствии с ними финансовые планы. Широкий пласт задач финансового управления, решаемых с использованием ИТ, мы рассмотрим в данном разделе.
Задачи: Быстро получать оперативную информацию по финансовым показателям.
Риски: При ускоренной подготовке данных разными подразделениями в ручном режиме и при лоскутной автоматизации неизбежны ошибки, которые могут привести к неправильным решениям.
Данные для правильного решения: Данные непосредственно из комплексной учетно-управленческой системы. Задачи: Не допускать кассовых разрывов, планировать поступления и расходы.
Риски: Не оплатить вовремя поставку материалов - сорвать выполнение плана, не выплатить вовремя задолженность - поставить под вопрос новые кредиты, не предоставить покупателю рассрочку на 3 дня, имея такую возможность - потерять покупателя и т.д.
Данные для правильного решения: Прогнозные данные о поступлениях и расходах на каждый день, план-фактные сравнения, учет отклонений.
Задачи: Оптимизировать дебиторскую задолженность. Классифицировать должников, определить для каждого из них политику взыскания долгов. Ряд покупателей в период кризиса заинтересованы в отсрочке платежа, и для предприятия важно принимать обоснованные решения по предоставлению им кредитных линий.
Риски: Задержки платежей, потери денег, потери клиентов, судебные издержки и др.
Данные для правильного решения: Данные о текущей задолженности, включая срок просроченной задолженности; история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок; доля покупателя в структуре доходов и структуре валовой прибыли; количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.
Задачи: Оперативно отслеживать структуру оборотных средств.
Риски: Если отслеживать структуру оборотных средств по итогам периода, можно пропустить изменения, начавшиеся в начале месяца и угрожающие созданием дефицита денежных средств.
Данные для правильного решения: Оперативные данные из учетной системы о структуре оборотных средств.
Задачи: Анализировать доходность по видам деятельности, подразделениям, проектам.
Риски: Если при сокращении затрат или персонала не отслеживать структуру доходности в нескольких разрезах, есть риск "зарезать курицу несущую золотые яйца".
Данные для правильного решения: Данные о доходности, маржинальной прибыли, выработке на 1 сотрудника в различных разрезах структуры и бизнес процессов предприятия.
Задачи: Оптимизировать затраты, выявив все источники их снижения
Риски: Если не иметь детальные данные о структуре затрат и их взаимосвязях, есть риск принятия неправильных решений
Данные для правильного решения: Достоверные данные о структуре затрат в различных разрезах по периодам
Задачи: Планировать деятельность по нескольким сценариям развития в зависимости от длительности кризиса, степени его проникновения в отрасль, влияния на курсы валют.
Риски: В условиях постоянных изменений бюджетирование без качественной автоматизации превращается в монстра из тысяч слабосвязанных таблиц, не позволяющего быть уверенным в достоверности планов и принятии правильных решений.
Данные для правильного решения: Бюджеты движения денежных средств, доходов и расходов, разработанные для нескольких сценариев развития экономики, регулярные оперативные данные план-фактного анализа.
Задачи: Оперативно контролировать финансовые показатели филиалов и дочерних обществ.
Риски: Если получать данные из филиалов и ДЗО один раз в месяц, через несколько дней после сведения баланса, есть огромный риск неправильно оценить скорость проникновения кризиса в регионы и ошибиться в планируемых поступлениях и затратах.
Данные для правильного решения: Оперативная (не реже 1 раза в день) информация по ключевым показателям, в том числе поступлениям и расходам.
Задачи: Управлять платежами филиалов и ДЗО.
Риски: Как правило, качество управления в региональных отделениях ниже, чем в центральном аппарате, в таких условиях без централизации управления финансами есть риск не отследить существенные необоснованные в новых условиях расходы.
Данные для правильного решения: Система контроллинга, построенная на данных консолидации показателей, бюджетирования и установления лимитов.
Задачи: Анализировать бизнес по стандартам международной отчетности, принимать более точные управленческие решения.
Риски: Без системы автоматизации составление отчетности МСФО путем трансформации данных бухгалтерского учета трудоемко, затратно, несет риски ошибок и нестыковок.
Данные для правильного решения: Автоматическая генерация основной части отчетности в соответствии с МСФО, синхронизация изменений в ходе подготовки регламентированной отчетности и отчетности МСФО. Для решения этих и многих других задач, возникающих у финансовой и бухгалтерской служб предприятия, мы предлагаем следующие инструменты: - 1С:Бухгалтерия 8 - оперативная информация по финансовым показателям деятельности предприятия.
- 1С:Управление торговлей 8 - вся необходимая информация для осуществления оперативной деятельности, включая принятие решение по многим финансовым вопросам.
- 1С:Управление производственным предприятием 8 - оперативная информация по финансовым и нефинансовым показателям, управление денежными средствами, сценарное планирование и бюджетирование с высоким уровнем аналитики, бухгалтерский, налоговый, управленческий учет без дублирования ввода данных. Отчетность в соответствии с МСФО.
- 1С:Управление корпоративными финансами - позволяет автоматизировать ведение регламентированного учета, вести оперативный учет по международным стандартам (IFRS, GAAP и любой другой), осуществлять бюджетное планирование и контроль, управлять движением денежных средств, управлять процессами исполнения договоров, решать задачи подготовки отчетности РСБУ для выгрузки в решение 1С:Консолидация.
- 1С:Консолидация - позволяет усилить финансовый контроль, обеспечить прозрачность бизнес-единиц, оперативно получать достоверную корпоративную отчетность, снизить затраты на ее подготовку, адекватно оценивать риски и планировать деятельность, рационально нормировать ресурсы и лимитировать расходы, быстро включать новые бизнес-единицы в бюджетный процесс.
7. Задачи и инструменты стратегического управления В период экономических потрясений многие компании вынуждены пересматривать стратегию своего развития. Стратегические решения при этом в значительной степени опираются на оценки финансовых рисков и перспектив. В XXI веке информационные технологии существенно развились и являются полноценными инструментами для поддержки принятия решений по многим стратегическим вопросам, такие продукты принято относить к классам CPM (Corporate Performance Management -Управление эффективностью корпорации), BI (Business Intelligence - Бизнес-интеллект) и отчасти ERP II (Enterprise Resource & Relationship Processing - Управление ресурсами и внешними связями предприятия). В системе программ "1С:Предприятие 8" такие инструменты были разработаны, далее мы рассмотрим возможные сферы их применения. Задачи: Осуществлять долгосрочное планирование стратегических целей, определять сценарии их достижения с учетом сценариев развития кризиса, контролировать показатели в ключевых точках.
Риски: Ошибка в планах, неучтенные факторы, непредусмотренные сценарии развития событий могут нанести бизнесу непоправимый урон.
Данные для правильного решения: Ключевые показатели текущей деятельности, прогнозы развития ключевых внешних факторов (спрос, конкуренция, доступность финансов, развитие технологий и др.), ключевые показатели через 1, 3 и 5 лет с учетом различных сценариев развития бизнеса.
Инструменты "1С:Предприятия 8": инструментом в системе программ для решения данных задач является решение "1С:Консолидация" класса CPM&BI при ее использовании совместно с ERP-системой "1С:Управление производственным предприятием", с ERP II-системой ПМК "1С:Машиностроение" или с системой "1С:Управление корпоративными финансами". Используя данные связки инструментов линейки "1С:Предприятие 8", собственники имеют возможность не только построения нескольких сценариев стратегических планов, но и возможность оперативного (с точки зрения стратегического менеджмента) удаленного контроля за исполнением этих планов при поступлении данных из ERP системы. BI-инструменты при этом позволяют всесторонне анализировать информацию и при необходимости оперативно прогнозировать изменение ключевых показателей.
Задачи: Прозрачность ключевых показателей деятельности группы компаний.
Риски: Не видя истинную картину в многочисленных ДЗО, эффективность стратегического корпоративного управления существенно снижается.
Данные для правильного решения: Оперативные данные ключевых показатели из всех дочерних и зависимых обществ не позволят подтасовывать результаты в конце отчетного периода.
Инструменты "1С:Предприятия 8": "1С:Консолидация" позволяет в короткие сроки (от 2-х месяцев) наладить сбор и консолидацию данных с ДЗО и филиалов вне зависимости от системы, в которой на них ведется учет. В дальнейшем с помощью данного продукта можно перейти к полноценному корпоративному бюджетированию и централизованной системе контроллинга.
Задачи: Прозрачность и инвестиционная привлекательность бизнеса.
Риски: На определенном этапе развития отсутствие прозрачности бизнеса несет в себе существенные риски замедления темпов развития вследствие сложности и высокой стоимости привлечение заемных средств.
Данные для правильного решения: Кредиторы должны видеть прозрачную для понимания структуру собственности и отчетность в соответствии с МСФО, заверенную ведущими аудиторами.
Инструменты "1С:Предприятия 8": Используя вышеперечисленные программные продукты можно оперативно формировать отчетность, которая может быть аудирована ведущими мировыми компаниями - "Большой четверкой": PricewaterhouseCoopers, KPMG, Deloitte, Ernst&Young. Данные компании сотрудничают с фирмой "1С" и с ведущими партнерами фирмы "1С" - системными интеграторами, выполняющими проекты консалтинга и автоматизации.
Задачи: Оперативно оценивать перспективность сделок слияний, поглощений и стратегических партнерств.
Риски: Неправильное решение может нанести существенный урон бизнесу.
Данные для правильного решения: Сопоставление показателей планируемого к приобретению актива с показателями, имеющимися в интегрированных активах (при сопоставимости их видов деятельности).
Инструменты "1С:Предприятия 8": На первом этапе корпорация устанавливает контроль за ключевыми показателями деятельности своих предприятий, консолидируя данные бюджетов и отчетности в единой базе "1С:Консолидация". Далее, имея полную картину по ключевым показателям деятельности своей группы компаний, собственники и топ-менеджеры могут смоделировать в системе показатели группы компаний при включении в периметр консолидации новых активов, показатели которых ими получены в бумажном или ином виде в рамках переговоров о слиянии, поглощении или стратегическом партнерстве. Можно сравнить показатели планируемого к приобретению актива с показателями похожих бизнесов в холдинге. Можно спрогнозировать показатели группы компаний после объединения с учетом возможной диверсификации бизнеса по нескольким сценариям, учитывающим различные варианты развития экономической ситуации на рынке. Таким образом, обладая данными в 1С:Консолидации, можно на стратегическом уровне оценить перспективы расширения бизнеса.
Задачи: Выявить непрофильные или неперспективные активы, произвести их оценку для принятия решения о продаже - задача, обратная вышеперечисленной.
Риски: Если есть ряд однотипных активов, от некоторых из которых нужно отказаться, не учитывая и не сравнивая ключевые показатели деятельности активов, можно избавиться от выгодного актива, оставив менее выгодный при их сопоставимой рыночной стоимости.
Данные для правильного решения: Детальные данные ключевых показателей в группе компаний с учетом потенциала развития.
Инструменты "1С:Предприятия 8": "1С:Консолидация" позволяет собирать и быстро сопоставлять данные по ключевым показателям активов в настоящее время и в планируемых показателях.
Задачи: Решить, какие инвестиционные проекты необходимо заморозить, а какие продолжить, как это отразится на затратах и доходах, каким будет срок возврата инвестиций по каждому из проектов.
Риски: Когда решение о сокращении затрат нужно принимать быстро, без информации о последствиях сокращения персонала и инвестиционных проектов можно допустить серьезные ошибки, которые отразятся на других инвестиционных проектах и текущей деятельности.
Данные для правильного решения: Информация о последствиях при изменении кадровых и финансовых ресурсов, а также состава портфеля инвестиционных проектов.
Инструменты "1С:Предприятия 8": "1С:Управление проектной организацией" позволяет управлять портфелем проектов, учитывая задействованные в них кадровые и финансовые ресурсы. Используя данный инструмент, руководство может принимать обоснованные решения по изменению состава и приоритетов инвестиционных проектов в составе портфеля проектов.
Для решения стратегических задач, мы предлагаем следующие инструменты: - 1С:Консолидация - позволяет управлять эффективностью корпоративного управления и предоставляет данные для принятия стратегических решений.
- 1С:Управление производственным предприятием 8 и решения, созданные на его основе: ERP-системы для управления ресурсами предприятия.
- 1С:Управление проектной организацией - управление портфелем инвестиционных проектов.
Заключение В данной статье мы рассмотрели примеры решения более 50-ти типичных в условиях финансово-экономического кризиса задач с использованием в качестве инструментов для принятия обоснованных решений порядка 20-ти продуктов системы программ "1С:Предприятие 8". Эти продукты в условиях конкурентной борьбы предприятия с учетом негативных факторов, поступающих из внешней среды, являются действенным арсеналом "оружия" для борьбы с финансовым кризисом. Алексей Нестеров
директор по ERP решениям фирмы "1С" |
