Как сэкономить при автоматизации? - компания ITone

КАК СЭКОНОМИТЬ ПРИ АВТОМАТИЗАЦИИ?

Просто сравнить различные предложения и выбрать того поставщика, который обещает  наименьшую стоимость одного рабочего места? Те, кто имел опыт внедрения по принципу "кто предложит меньшую стоимость за программу", получали информационные технологии, которые не приносили и половины той пользы, которую им обещали в начале, и то, что они получали, оказывалось наполовину неправильным.

Причина разочарований в таком подходе в том, что закупка программного обеспечения - это только часть внедрения информационных технологий, причем, как верхушка айсберга - самая заметная и не самая значимая во всей массе задач, которые надо решить, чтобы технологии заработали.
 
Итак, какие задачи надо решить, чтобы информационные технологии успешно заработали во благо дела?
 
Первый этап: определить выгоды, которые принесет внедрение информационной системы, исходя из ее реальных возможностей.
 
Информационные технологии на современном этапе развития способны решить следующие задачи:

• Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от менеджера по продажам до склада или передача заявки поставщику в электронном виде);
• Увеличение прозрачности бизнеса (оперативно можно посмотреть остатки и обороты товаров, задолженность контрагентов);
• Контроль над объемами информации (клиенты могут сами заносить позиции из прайс-листа в форму заявки через интернет, и один менеджер может обрабатывать большее количество заявок);
• Согласование действий (несколько менеджеров по продажам в офисе и клиенты через интернет видят реальные остатки товара на складе и не выпишут товар, уже зарезервированный для другого клиента);
• Повышение технологичности бизнеса (например, оператор по выписке накладных заносит наименование (код) товара и его количество в электронный документ, а цена и налоги считаются автоматически и оператор не может их менять)

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития информационные технологии непосредственно не влияют.

Если не определена цель внедрения, то обычно происходит так - деньги на покупку программного обеспечения потрачены, а внедрять его некому и некогда, и немного проиграв с ним, о нем забывают.

Определение целей внедрения позволяет определить бюджет внедрения, т.е. определить, какую сумму можно затратить на решение имеющихся задач.

Только определив задачи и сумму, за которую будет выгодно решить эти задачи, можно приступать в выбору информационной системы. Определяющим фактором при выборе информационной системы должно быть именно соответствие возможностей системы поставленным целям. При этом, чем точнее сформулирована цель, которую надо достичь в результате автоматизации, тем лучше будет подобрана система и тем более точно будет названа стоимость внедрения. Например, описание: "Мне нужен складской учет" или: "Мне нужен учет продуктов питания по жирности и сроку годности на складе. Склад организован в виде стеллажей. У каждого стеллажа собственный номер. Нужно знать на каком стеллаже хранится товар с минимальным сроком годности". При какой формулировке названные сроки и стоимость внедрения будут ближе к тому, что будет реально потрачено? Здесь надо отметить очень важный момент. Если его проигнорировать, то это гарантированно приведет к сожалению о потраченных деньгах. Каждое внедрение информационных систем является уникальным, поскольку каждая организация имеет свою специфику, структурную организацию, расположение офисов, оборудование, по-разному обученных людей. Поэтому цена, которую назовут, будет определяться поставленными задачами и опытом внедрения в организациях похожего профиля, но в любом случае, эта цена будет содержать погрешность. Требовать называть на этом этапе окончательную цену бессмысленно, особенно если речь идет о незнакомом программном обеспечении и приглашении внешних специалистов для внедрения. Вы не знакомы с программным обеспечением, внешние специалисты имеют поверхностное представление об организации (в лучшем случае двух-трех дневное экспресс-обследование). Поэтому настаивание на озвучивании "полной и окончательной" цены приведет в лучшем случае к тому, что те, кто будет заниматься внедрением прикинут свои затраты с той точностью, с которой позволяет имеющаяся информация, а затем увеличат эту сумму в несколько раз "для подстраховки". Либо не увеличат, отсюда возникают низкие цены. Но в любом случае работа потребует столько средств, сколько она реально стоит, ведь никто не будет работать себе в убыток, поэтому, если названа низкая цена изначально, то в дальнейшем она обязательно подрастет. При этом возникает иллюзия - поскольку названа "окончательная цена за все", то кажется, что проект внедрения можно уже не контролировать, он сам пойдет как надо. При таком подходе любой проект обязательно выйдет за рамки любого бюджета и рано или поздно выяснится, что появились обстоятельства, которые трудно было учесть сразу (а это действительно так, ведь информации вначале мало), поэтому требуются еще инвестиции. Обычно это выясняется, когда значительная сумма уже потрачена на проект, поэтому ничего не остается, как вкладывать еще. Поэтому на данном этапе будет разумнее воспринимать названные суммы как приблизительные и требовать указать точность, с которой сделана оценка. По опыту скажу, что, в зависимости от задачи и количества информации, погрешность на этом этапе составляет от 50 до 200%. И еще нужно постоянно держать в голове мысль, что названную приблизительную оценку всегда можно скорректировать в сторону уменьшения. Данные оценки с учетом погрешности позволят ответить на главный вопрос: "А имеет ли смысл решение имеющихся задач с помощью информационных технологий и если да, то каких именно?". Например, имеет ли смысл внедрять в компании полностью электронный документооборот, если разовая стоимость лицензий на программное обеспечение превышает стоимость канцелярских расходов компании за пять лет, но  закупка пакета офисных программ и установка электронной почты достаточна, чтобы сократить количество используемых бумаг вдвое уже через полгода?
 
Определив, имеет ли внедрение экономический смысл, можно сэкономить, не вкладывая деньги в заведомо невыгодный проект. Есть еще один путь ложной экономии, который манит кажущейся легкостью. Статьи затрат на внедрение информационных технологий следующие:

• Лицензии на программное обеспечение;
• Стоимость адаптации программного обеспечения (доработка, изменение);
• Стоимость обучения персонала компании работе с новым программным обеспечением;
• Стоимость поддержки.

Обычно самой значительной здесь является стоимость адаптации, вторую позицию по объему затрат составляют лицензии.
Учитывая доступность нелицензионных версий, возникает огромный соблазн сэкономить на лицензиях и использовать нелицензионное программное обеспечение, особенно с учетом его доступности. Нелицензионное программное обеспечение, по сути, - товар, на который не распространяется гарантия и техническая поддержка от производителя. А при эксплуатации такого сложного изделия как программное обеспечение, рано или поздно возникают вопросы, на которые может ответить только производитель. Например, вопросы совместимости с различными типами оборудования или как корректно с точки зрения законодательства оформить в программе нетривиальную хозяйственную операцию. При этом официальные дилеры, получающие от производителя необходимую техническую информацию для поддержки программного обеспечения, не будут связываться с установкой и поддержкой нелицензионного программного обеспечения. Поэтому использование нелицензионной программы заведомо ведет к тому, что поддержкой будут заниматься недостаточно квалифицированные люди. А это, гарантированно, риски и лишние затраты в будущем. Следующий этап: определение плана внедрения и порядка оплаты. На этом этапе подписывается договор на внедрение информационных технологий. Очень важный этап с точки зрения экономии.
 
Порядок цен определен при формировании бюджета, определено количество лицензий, сферы бизнеса, где будут внедряться технологии, но подписание договора вызывает большие затруднения. Причина следующая - поскольку бюджет проекта определен, то, как правило, подразумевается, что заказчик производит оплату либо сразу, либо по частям, но все равно авансом. Но поскольку, результата пока еще нет, то возникает элемент сомнения: "Вот деньги я сейчас отдам, а когда и что я получу?". Особенно, когда для выполнения работ привлекаются другие организации, с которыми нет опыта сотрудничества. Есть очень простое и эффективное решение данной проблемы. Дело в том, что вкладывать  большие средства на начальном этапе внедрения совершенно не обязательно. Допустим, запланировано автоматизировать 20 рабочих мест. Но зачем покупать 20 лицензий сразу? На первое время можно купить одну-две, все 20 все равно сразу не понадобятся. То же самое и с оплатой за адаптацию. Как было показано в предыдущей статье, стоимость внесения изменений при использовании специализированных программных систем невысока, поэтому полностью систему можно внедрять по этапам, постепенно наращивая функциональность. Таким образом, внедрение и соответственно оплату можно разбить на этапы. Это дает следующие преимущества:

• Суммы на внедрение тратятся постепенно;
• Само внедрение разбивается на этапы, которые легко планировать и контролировать (оптимальный срок этапа - месяц);
• Результатом этапа является продукт, который можно использовать, т.е. быстро можно получить отдачу от вложенных средств;
• Поскольку этапы небольшие, и стоимость внесения изменений невысока, можно оперативно вносить изменения в проект - отказываться от вещей, которые перестали быть актуальными, т.е. не платить за то, что не нужно и добавлять то, в чем появилась необходимость;
• Постепенное внедрение позволяет разрабатывать систему в тесном контакте с конечными пользователями, что гарантирует присутствие в системе только необходимых функций;
• Постепенное внедрение позволяет сэкономить на обучении, поскольку пользователи будут постепенно осваивать систему в процессе ее разработки;
• В случае отсутствия результата от внедрения это будет видно быстро, поскольку длительность этапа не велика;
• Поскольку внедрение системы достаточно гибко, можно оперативно пересматривать пути решения задач для нахождения оптимального варианта.

Таким образом, если в договоре определить, что внедрение системы и оплата будут производиться по этапам с обязательным получением законченного результата (пусть не полноценно, но все же работоспособной системы), то можно сэкономить средства за счет их оптимального использования и избегания затрат на вещи, которые не нужны.
 
Этап промышленной эксплуатации. Этот этап наступает, когда система полностью внедрена, т.е. закончены все участки системы. Кажется, что работа над системой завершена. На самом деле, система продолжает развиваться. На этом этапе в системе взаимодействуют все модули и заносятся полностью реальные данные, она начинает функционировать в "боевом" режиме, и вполне могут выявиться моменты, не учтенные при работе каждого независимого блока или без полного взаимодействия отдельного блока с остальными. Поэтому недооценка этого этапа может обернуться потерями. Экономия на сопровождении может вылиться в простои системы. Вероятность этого при постепенном внедрении гораздо ниже, чем в случае резкого перехода на новую систему, но сбрасывать этот момент со счетов полностью - неразумно. В дальнейшем при изменении бизнеса, законодательства и прочего необходимо, соответственно, развивать систему. При практике внедрения по этапам и небольшой стоимости внесения изменений, этот этап становится не очень обременительным. Огромное значение имеет обучение пользователей работе с новой системой. Программы не могут работать сами по себе - должны быть люди, которые используют программы. Для эффективного использования необходимо хорошо знать возможности системы. Постепенное внедрение позволяет начать обучаться уже в процессе разработки и постепенно составлять инструкции по использованию системы, которые очень важны. Правильно составленные инструкции могут сэкономить достаточно много. На моей практике был случай, когда заказчик три раза платил за одно и то же, поскольку решил не тратиться на составление инструкций. Первый раз он заплатил за обучение сотрудника, который попрактиковался в использовании и сказал, что все понял и записал. Второй раз пришлось оплачивать обучение того же сотрудника, который не смог воспроизвести необходимые действия по собственным записям. И третий раз пришлось платить, когда этот сотрудник уволился и пришедший на его место человек не смог разобраться в инструкции, составленной его предшественником. При этом совершенно не было необходимости в многотомных сочинениях, которые описывали бы все возможные варианты поведения системы. Вполне достаточно было описаний основных операций, каждое из которых умещалось на одном-двух листах. Изначально они составлялись бы разработчиками, а потом обновлялись самими пользователями.
 
Подводя итоги можно сказать, что основными факторами, позволяющими выгодно потратить деньги на информационные технологии, являются следующие:

• Экономическая обоснованность внедрения;
• Программные продукты, подобранные по принципу максимального соответствия целям внедрения;
• Внедрение по этапам с обязательным получением результата на каждом этапе, причем важно, чтобы этот результат можно было использовать практически;
• Обеспечение необходимой поддержки и развития продукта после его ввода в эксплуатацию;
• Обучение людей, использующих внедряемые технологии.