На современном рынке IT-решений существует огромное множество программ, которые решают разнообразные задачи бизнеса. Как правило, внедряя программы, компания надеется, что все свои проблемы она решит с их помощью. К сожалению, это не так. Автоматизация сама по себе - это лишь инструмент для того, чтобы ускорить процесс производства чего-либо, сокращая трудозатраты. Поэтому можно уверенно сказать, что если у Вас есть область, в которой существуют организационные проблемы, то с помощью автоматизации вопрос не решится. Вы просто станете чаще получать ошибки, жалобы от клиентов или другие проблемы.
Для решения организационных проблем, которые в принципе мешают производить сотруднику или организации в целом, есть ряд инструментов. Одним из них является управленческий консалтинг , который помогает руководителям получить знания, позволяющие найти, устранить и избежать в будущем подобных проблем.
Другой инструмент - это проекты по описанию бизнес-процессов . Реализация этих проектов помогает наглядно рассмотреть деятельность компании, скорректировать ее, распределить области ответственности, найти те функции, которые были упущены или не выполнялись, а также составить структуру компании и должностные инструкции для сотрудников.
Возникает вопрос: зачем же тогда автоматизация? Она необходима на тех участках деятельности компании, где ее появление увеличит скорость выполнения задач и, соответственно, повысит доход компании. Наглядно это можно показать, например, на работе бухгалтерии: бухгалтерия без установленного программного обеспечения будет много работать и потребуется значительное число сотрудников, так как каждый раз при запросе какого-либо отчета бухгалтерам придется доставать все бумаги, производить расчеты на калькуляторе и т.д. Но если там появится программа для ведения бухгалтерской отчетности, то любой отчет можно будет сформировать с помощью нажатия одной кнопки. Заметьте, что в бухгалтерии и без автоматизации немного проблем, там все четко и прозрачно. Автоматизация лишь значительно ускоряет процесс работы.
На следующем рисунке показаны бизнес-процессы, существующие в каждой компании, которые можно ускорить с помощью автоматизации.
Каждую из вышеперечисленных функций можно автоматизировать, используя отдельные IT-решения. Но так как процессы компании связаны между собой, то конечно гораздо эффективнее и проще использовать комплексное решение для автоматизации большинства бизнес-процессов.
Преимущество комплексной автоматизации заключается в том, что для компании выбирается одно комплексное IT-решение, которое охватывает большинство функций, а остальные функции, которые не затронуло комплексное решение, автоматизируются с помощью других программ и при необходимости программы интегрируются между собой. Это позволяет значительно снизить количество проблем, возникающих из-за ошибок, двойного ввода, проблем в интеграции и т.п. Это самая большая проблема лоскутной автоматизации. Содержание нескольких интегрированных между собою самостоятельных баз гораздо дороже и проблематичнее, чем содержание единой базы при комплексной автоматизации.
Автоматизация решает различные типы задач, но независимо от этого чаще всего реализация проекта не ограничивается рамками простой покупки и установки программы, а требуется работа группы специалистов. Возникает необходимость изменить одно из решений, существующих на рынке, либо создать свое решение с нуля. Но даже наличие самой программы или комплекса программ - это еще не результат. Необходимо, чтобы с этой системой эффективно работали. Также необходима подходящая IT-инфраструктура (совокупность компьютеров, серверов, сетей и пр.).
Всем этим процессом автоматизации также необходимо эффективно управлять, для того, чтобы не выйти за рамки разумных сроков и бюджета.
Автоматизация деятельности предприятия - это проектная работа, разбитая на фазы, целью которой в конечном итоге является повышение эффективности работы: устранение ручной работы, увеличение точности аналитических данных и т.д.
Когда мы говорим о том, что это проектная работа, то подразумеваем, что эта работа построена по определенным принципам и ее результатом является уникальное решение.
Как мы это осуществляем? Автоматизация деятельности - это проект, результат которой - уникальное решение. Из-за этой уникальности работа над проектом всегда индивидуальна. Но работа по проектам построена на одинаковых принципах.
Проект разбивается на этапы для того, чтобы проще управлять процессом. Все договоренности оформляются в виде договоров и проектной документации. Сдача-приемка работ по каждому этапу оформляются актами.
Первоначально наши специалисты изучают задачу, которую предстоит решить. Исследуют специфику деятельности предприятия. Рассматривают цели, которые предполагается достичь, решив поставленную задачу. Собирают данные о том, как организована работа на предприятии. Ответив на вышеперечисленные вопросы можно определить стоимость и сроки, которые необходимы для реализации проекта.
Впервые речь об автоматизации розничной торговли зашла в те времена, когда появились первые автоматы по продаже жвачки, газированных напитков и других товаров. Уже в этом "зачаточном" состоянии автоматизация торговли отлично служила для решения проблемы разгрузки касс и для решения задачи эффективного расширения торговой сети без привлечения дополнительного персонала.
Современная автоматизация торговли позволяет достигать множества целей: - Снижать нагрузку на кассы в часы пик: благодаря минимуму действий для определения типа товара и выяснения его цены все операции проходят намного быстрее. Представьте, сколько времени торговцев бы уходило в современной розничной сети, если бы им приходилось постоянно помнить все цены, вручную вводить их на кассе и вручную же вести учёт товаров.
- Экономить на персонале: чем выше уровень автоматизации, тем меньше персонала необходимо.
- Гарантировать защиту от ошибок и злоупотреблений: благодаря автоматическим операциям и проверкам корректности действий оператора, существенно снижается уровень нецелевой активности персонала.
- Организовывать быстрое обновление данных там, где это необходимо: например, при продаже некоторого количества товаров отправлять информацию на склад о том, что необходимо доставить новую партию.
Однако настоящее преимущество автоматизации торговли заключается в том, что вы имеете возможность организовать крайне гибкую и эффективную стратегию действий. Поясним на примере: одной из задач любой торговой точки является поддержание некоторых запасов товаров, требующих регулярного пополнения. При большом ассортименте товаров (характерном для большинства компаний, нуждающихся в автоматизации торговли), не всегда чётко понятно, сколько какого осталось, с какой скоростью товар раскупается, когда он бывает наиболее актуален, каков его срок годности и будет ли распродана партия по текущей цене до его истечения. Автоматизация розничной торговли позволяет очень точно прогнозировать необходимый запас и частоту его обновления: с одной стороны, товар не будет залёживаться на складе, а с другой - всегда будет его достаточный запас. Такая оптимизация складского хранения означает уменьшение необходимой арендуемой площади, снижение нагрузки на бухгалтерию и торговых аналитиков, удешевление логистики (в частности, грузоперевозок). Кроме того, автоматическая система сможет дать вам точную статистику, к примеру, за прошлый год, когда вам будет необходимо уточнить, сколько товара необходимо привезти перед пиками продаж (характерные, например, для больших праздников).
Одна из наиболее эффективных систем автоматизации торговли - это 1С:Управление торговлей 8. Система имеет в своём составе не только всё необходимое для комплексной автоматизации торговли, но и позволяет использовать собственные модули для решения конкретных задач именно вашего бизнеса.
Учёт сделок как с поставщиками, так и с покупателями можно вести в любой валюте: российских рублях, условных единицах или же любой зарубежной валюте. Система автоматически учитывает курсы валют, проводит необходимую конвертацию и формирует все документы именно в том виде, в котором это необходимо. Данная область важна для компаний, занимающихся продажей импортируемых товаров, стоимость которых напрямую зависит от курса валюты: введение такого рода автоматизации оптовой торговли гарантирует, что вы не будете нести расходы из-за несвоевременной реакции на изменения курса той или иной валюты.
Автоматизация оптовой торговли
Для оптовой торговли характерны большие объёмы партий закупки при относительно небольшом количестве клиентов (в разы меньше, чем в розничной). Соответственно, основные задачи лежат не в области максимально качественного и точного обслуживания потока небольших заказов, а в сфере достижения конкретных маркетинговых преимуществ перед конкурентами. Автоматизация оптовой торговли позволяет достичь двух основных эффектов:
1. Прямое уменьшение издержек позволяет создать очень выгодные для клиентов условия. Автоматизация оптовой торговли избавляет вас от необходимости использовать большое количество персонала, позволяет быстро и точно оформлять все документы, а также гарантирует правильность учёта всех поступающих и проданных товаров. Таким образом, автоматизация оптовой торговли - это операция, позволяющая существенно снизить ваши издержки.
2. Стратегический эффект. Оптовая торговля очень часто связана с необходимостью иметь несколько географически удалённых точек продаж, и системы учёта, действующие в реальном времени, позволяют менеджерам постоянно получать актуальную информацию о состоянии дел и грамотно планировать все операции.
Также автоматизация оптовой торговли в первую очередь касается бухгалтерского учёта и всех связанных с ним вопросов. К примеру, 1С:Управление торговлей 8 позволяет использовать несколько разных баз данных для разных компаний, эффективно ведёт учёт товаров на разных складах, проводить качественно-суммовой анализ. Интересно, что в восьмой версии программы стало возможно объединить несколько баз данных поставщиков, клиентов, партнёров и других контрагентов нескольких компаний при формировании раздельной отчетности: данная возможность будет очень актуальна для крупных торговых сетей, состоящих из нескольких подразделений или сформированных по принципу холдинга. Также автоматизирован учёт всех операции реализации, поступления и возврата товаров: необходимые документы (счета и накладные) оформляются автоматически. Автоматизация оптовой торговли позволяет учитывать все операции с точки зрения договоров между поставщиками и покупателями. Очень удобно реализована работа с импортируемыми товарами, в частности, учёт их прохождения через таможню.
1С:Управление торговлей 8 может использоваться как на технически автоматизированных точках, так и на не оснащённых специальной техникой.
Так как автоматизация оптовой торговли часто связана с необходимостью использовать различные цены в зависимости от объёма партии (к примеру, при мелком опте цена единицы товара будет одна, а при крупнооптовой партии - другая), в программный комплекс 1С:Управление торговлей версии 8 включены все возможности для гибкого решения данной задачи.
Автоматизация оптовой торговли позволяет гибко учитывать издержки и автоматически проводить их списание. К примеру, транспортные расходы напрямую зависят от количества, стоимости и объёмов партий реализованных товаров - и соответствующим образом проводится списание.
Автоматизация розничной торговли
Для автоматизации розничной торговли наиболее важно быстро и качественно обслуживать каждого посетителя, а также не нести высоких расходов на документирование операций. Системы автоматизации розничной торговли чаще всего связаны с двумя основными аспектами:
1. Технической автоматизацией торговли, то есть установкой сканеров штрих-кодов на кассах и других устройств, облегчающих процесс обслуживания и позволяющих уменьшить время рутинных операций.
2. Программной автоматизации торговли, позволяющий минимизировать время работы отдела бухгалтерии и автоматически вести необходимый документооборот.
Также для автоматизации розничной торговли в крупных сетях имеет большое значение построение информационной структуры, обеспечивающей получение оперативной информации со всех точек. Благодаря информационным системам реального времени, к примеру, уже за несколько дней можно оценить популярность любого товара на основе продаж и принять решение о его необходимости.
Разумеется, автоматизация розничной торговли резко сокращает намеренные злоупотребления или случайные ошибки персонала, и тем самым минимизирует убытки от человеческого фактора. Важным моментом также является повышение качества обслуживания, что неизменно сказывается на эмоциях клиентов и позволяет быстрее и эффективнее наращивать клиентскую базу.
Программный комплекс 1С:Управление торговлей 8 поддерживает всё необходимое оборудование для автоматизации розничной торговли и позволяет существенно упростить большинство операции. На практике персоналу не нужно думать о документировании своих действий, а только заниматься непосредственно продажами: возможность использовать 90% времени на общение с клиентом (например, в бутиках) и только 10% времени - на рутинные операции, делает автоматизацию розничной торговли просто незаменимой для тех точек, где от мастерства персонала зависит уровень покупок.
1С:Управление торговлей версии 8 полностью поддерживает учёт движения как безналичных средств, так и наличных денег, что имеет очень большое значение для автоматизации розничной торговли. Очень легко оформляются платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера, полностью автоматизированы функции расчёта с поставщиками и клиентами, а также получение наличных по чеку или их внесение на счёт компании. На основании всех платежей формируется отчётность (например, кассовая книга) в соответствии со всеми нормативами. Поддерживается импорт и экспорт банковской информации (доступной в приложениях "банк-клиент").
В рамках автоматизации торговли очень удобно реализована поддержка оборудования торговой точки: к примеру, информация, получаемая со штрих-кода может быть использована не только для формирования цены, но и для множества других операций - от вывода названия товара на чеке до составления статистического отчёта для менеджера более высокого звена. При автоматизации розничной торговли большое значение имеет также оформление возвратов товара - и в 1С:Бухгалтерии версии 8 эта операция выполняется очень просто и наглядно.
Учитывается множество самых различных аспектов ведения бизнеса: например, автоматизация розничной торговли на базе 1С:Бухгалтерии 8 позволяет прозрачно учитывать комиссионную торговлю (покупаемых вашим бизнесом у комитента и реализуемых через торговую сеть или же, наоборот, продаваемых вами комиссионеру). При продаже сразу же формируется отчёт и документы для расчётов.
Таким образом, комплексная автоматизация торговли розничного или оптового типа позволяет сосредоточиться на профильной деятельности, а не заниматься документооборотом.
Комплексная автоматизация торговли
Комплексная автоматизация торговли - незаменимый инструмент для любого коммерческого предприятия. Средствами автоматизации торговли пользуются практически все виды бизнеса: от мультиформатных сетей до эксклюзивных бутиков, от мелкооптовых магазинов до кафе. Комплексная автоматизация торговли позволяет снизить издержки и на порядок повысить эффективность работы.
Отметим, что кроме прямого снижения издержек (уменьшения количества персонала, страховки от злоупотреблений и ошибок), комплексная автоматизация торговли позволяет добиться и экономии другого рода: например, уменьшению расходов на перевозки из-за правильного их планирования, снижению арендной платы из-за оптимизации складского хранения, а также снижению аудиторских и бухгалтерских расходов из-за чёткого и точного ведения бухгалтерии в соответствии со всеми принятыми нормативами.
Одним из наиболее современных и удобных средств для комплексной автоматизации торговли является программа 1С:Бухгалтерии 8, позволяющая, с одной стороны, поддерживать всё необходимое оборудование, а с другой - содержащая все образцы документов и механизмы их оформления. К примеру, такая сложная и достаточно частая процедура как инвентаризация, просто необходимая как при автоматизации оптовой торговли, так и для розничной, выполняется очень быстро благодаря применению сканеров штрих-кодов и программному модулю, сверяющему данные с учётными. Программа также автоматически формирует список излишков и составляет документы на списание недостач.
Охватывается полный круг задач комплексной автоматизации торговли: к примеру, реализован механизм учёта возврата тары многооборотного типа, позволяющий сразу же проводить расчёты с её поставщиками, а также правильно выплачивать налоги с учётом всех нюансов её использования.
Комплексная автоматизация торговли позволяет учесть все операции, производимые в процессе продаж и документооборота и сделать их максимально точными и быстрыми. Автоматизация торговли, реализуемая средствами комплекса 1С:Управление торговлей позволяет гибко разрабатывать собственные схемы автоматизации в полном соответствии со спецификой деятельности, что очень важно для любых как крупных, так и небольших организаций.
Переходить или нет к автоматизации торговли - это уже не тот вопрос, который достоин обсуждения в сегодняшнем бизнесе. Сегодня стоит другой вопрос: как именно переходить к комплексной автоматизации торговли и какими средствами для этого пользоваться. Комплексная автоматизация торговли - это операция, правильное проведение которой в несколько раз повышает рентабельность вашего бизнеса и позволяет извлечь максимум прибыли из каждой торговой точки. Комплексная автоматизация торговли защищает вас от человеческого фактора, снижает затраты на обучение и контроль персонала и позволяет в любой момент чётко представлять, что именно происходит в торговой сети. Комплексная автоматизация торговли позволяет вам заниматься именно торговлей, а не её бюрократическими аспектами.
Автоматизация торговли освобождает очень много времени и ресурсов для принципиального развития бизнеса: заключения новых сделок, поиска партнёров и поставщиков, работе с клиентами. Благодаря автоматизации торговли у вас появляется возможность концентрироваться на профильной деятельности, а не беспокоиться о рутине.
Автоматизация 
«Автоматизация - это полное или частичное устранение физического труда. В процессе автоматизации труд людей замещается работой оборудования. Цель автоматизации - повышение эффективности.» 
