Описание бизнес-процессов «как есть» - компания ITone

Каждый проект по описанию бизнес-процессов состоит из ряда этапов. В зависимости от того, с какой целью проводится проект, и какие результаты от него ожидаются, некоторые из этапов могут исключаться из проекта или наоборот добавляться.

Как правило, проекты по описанию бизнес-процессов хотят осуществить руководители компаний и презентации проекта проводятся именно для них. Но сам проект подразумевает работу с сотрудниками, которые не знают,  что это за проект и зачем он реализуется.

Поэтому первым этапом каждого проекта по описанию бизнес-процессов является вводный семинар для всех его участников. Цель этого семинара  - осветить цели и этапы проекта, объяснить сотрудникам, в какой форме будет проводиться проект и что именно от них потребуется, а также получить согласие сотрудников компании на проведение проекта. Все это дает возможность сэкономить время на объяснение каждому сотруднику, что от него требуется, сделать описание более качественно, а также не создавать в коллективе догадки и напряжение в отношении проекта.

Часто бывает, что руководитель дает распоряжения персоналу и считает, что все выполняется именно так, как было задумано. Но зачастую сотрудники искажают решения руководителя или со временем сами корректируют работу, убирая или переставляя некоторые важные этапы производства, создавая для себя более простой вариант. Или же просто со временем какие-то действия отпадают как ненужные и устаревшие. Руководство же планирует деятельность и шаги по расширению, основываясь на том, что знает и для него очень важно иметь достоверную информацию о деятельности компании. 

Как раз для того, чтобы увидеть реальную картину процессов, протекающих на данный момент в компании, вторым этапом проекта по описанию бизнес-процессов являются опросы сотрудников.

На опросах специалисты компании "Айтон" выясняют области деятельности, результаты работы, проблемы и возможные решения проблем у участников проекта.

Третий этап описания бизнес-процессов включает в себя представление результатов опросов в удобном для восприятия виде. А именно, описание бизнес-процессов, полученное в результате опросов, представляется в текстовом и графическом видах.

Графическое представление бизнес-процессов позволяет наглядно и просто представить последовательность осуществляемых действий, их взаимосвязь друг с другом и наиболее значимые детали осуществляемой деятельности. Также в отчете представляются списки выявленных проблем в каждой области и способы их решения.

С целью описания бизнес-процессов используется одна из принятых систем условных обозначений, которая называется нотацией. В такой системе каждому элементу бизнес-процессов присвоено условное обозначение. Например, процесс или выполняемое действие практически во всех нотациях обозначается прямоугольником, внутри которого вписан выполняемый процесс или действие. Для того, чтобы понимать что изображено на схеме бизнес-процессов, достаточно знать условные обозначения используемой нотации.

 Такой способ описания бизнес-процессов позволяет разным людям одинаково понимать, что изображено на схеме. Это, в принципе, тот же способ передачи информации, который  используют музыканты. Произведение композитора исполняется по нотам одинаково музыкантами разных стран.

Отсутствие описания бизнес-процессов приводит к стихийному производственному процессу, к тому же изменяющемуся при появлении новых сотрудников и необязательно в лучшую сторону.

Описание бизнес-процессов - это та основа, при помощи которой компания может получать запланированные результаты.

Перечисленные этапы дают материал для обработки и анализа текущей картины в компании, а также помогают увидеть проблемы, имеющиеся у сотрудников, и как они видят их решения. Эти этапы можно назвать подготовительными для реинжиниринга бизнес-процессов.