К нам обратилась компания, которая занимается производством щепы и логистикой одновременно. При этом эти два бизнеса могут дополнять друг друга, а могут работать независимо друг от друга. Например, есть заказчики, которые только покупают щепу, другие покупают и заказывают ее доставку, а третьи пользуются только услугами грузоперевозки.
Со временем стало очень сложно ориентироваться, какой бизнес сколько денег приносит, сколько тратится денег на обслуживание машин, в каком состоянии находится тот или иной логистический заказ и т. д. Именно с этими проблемами к нам и обратились.
После анализа и выяснения всех потребностей и задач, было принято решение провести автоматизацию на базе 1С:УНФ.
В рамках проекта выполнили следующие задачи
1. Автоматизация заявок на логистику
В компанию часто обращались за тем, чтобы организовать перевозку тяжелых и крупногабаритных грузов. Такие заказы оформлялись без учета каких-либо правил и внутренних стандартов. Часто сотрудники забывали спросить важные моменты по перевозке и информации для выполнения заказа не хватало. В связи с этим приходилось перезванивать клиентам, чтобы уточнить ту или иную деталь. Иногда заявки терялись, а когда находились, клиенты уже прибегали к альтернативным вариантам. Поэтому задачей № 1 было создание формы для таких заявок.
Форму создали, учет и отслеживание статусов заказов наладили. Кроме того, все эти данные в дальнейшем помогли отслеживать, сколько заказов пришлось на ту или иную машину. А эта информация легла уже в основу финансового анализа.
2. Отчет о прибыли в разрезе каждой машины
У нашего заказчика было порядка 20 грузовиков, которые могли перевозить грузы сторонних клиентов и щепу, которая производилась в рамках второго направления бизнеса заказчика. Одной из задач было создание простого и понятного отчета, который позволил бы оценивать эффективность в разрезе отдельно взятой машины. Заказчику было интересно видеть такие показатели как:
- Затраты на обслуживание и ремонт техники
- Доход с каждой машины
- Итоговая прибыль
Для этого мы разработали отчет, который строится на всех данных, которые попадают в систему 1С и касаются заказов на перевозку, оплат на техническое обслуживание машин, расходов на бензин и т. д. В результате получили прозрачную и понятную картину.
3. Оплата по весу
Особенностью бизнеса по продаже щепы является то, что плановый вес может отличаться от фактического. Например, изначально заказ был на 40 кубометров, а реально привезли 35 кубометров. Раньше в такой ситуации приходилось долго переделывать все документы, исправлять расчеты, привлекать сотрудников со стороны заказчика и исполнителя. После автоматизации на базе 1С:УНФ такие операции стали занимать считанные минуты. Все, что нужно сделать — это просто поменять планируемый вес груза на фактический в программе 1С. И система автоматически изменит все документы по логической цепочке.
4. Управленческий учет
Когда бизнес разделен на несколько направлений, управленческий учет становится особенно актуальной задачей. Поэтому мы создали систему финансовых отчетов, которые помогают оценивать эффективность бизнеса и принимать верные стратегические решения.
Заказчику стали доступны такие отчеты как:
- Отчет о финансовых результатах (прибылях-убытках)
- Отчет о движении денежных средств
- Управленческий баланс
5. Расчет суммы просроченной задолженности
Когда собственных машин не хватает, а заказы нужно доставить до покупателей, компания прибегает к услугам подрядчиков. После выполнения задания, перевозчик должен прислать информацию по рейсу (фактический вес груза, номер ТТН и т. д.), а также прислать скан или оригиналы документов. После получения соответствующих документов бухгалтер планирует оплату за выполненные работы.
Проблема заключалась в том, что в типовом функционале 1С:УНФ задолженность по оплате начинает считаться с момента получения приходной накладной. А наш клиент хотел сделать так, чтобы расчет задолженности велся после наступления определенных условий, а именно, после получения от исполнителя факсимиле или оригиналов документов. При этом итоговая дата оплаты должна рассчитываться по формуле: дата наступления выбранного условия + срок оплаты, установленный в договоре.
Для этого были выполнены следующие доработки.
Во-первых, мы доработали форму основного договора и добавили в него блок «Оплата по состоянию оригинала», который определяет событие после наступления которого начинает считаться задолженность.
Во-вторых, мы доработали отчет «Задолженность поставщикам по срокам долга». Теперь данный отчет отображает информацию по всем подрядчикам, перед которыми есть задолженность. Из отчета видно сумму, количество дней для выполнения платежа и количество дней задолженности, если оплата не была произведена вовремя.
Еще одной доработкой стало автоматическое распределение будущих оплат в платежном календаре при смене статуса получения отчетных документов.
После выполнения доработок наш клиент получил гибкий функционал, который позволяет рассчитывать крайнюю дату оплаты и выбирать разные условия того, как эта дата будет рассчитываться. Автоматическое разнесение будущих оплат в платежном календаре позволяет планировать расходы и вовремя оплачивать счета.
6. Разработка печатной формы «Заявка перевозчику»
В самом начале мы подробно рассказали о том, как автоматизировали и стандартизировали процесс создания внутренних заявок на перевозку. Сейчас речь пойдет о тех заявках, которые отправляются подрядчикам. Этот процесс также получилось автоматизировать с помощью 1С:УНФ. После получения заказа от покупателя менеджер заносит информацию в 1С:УНФ. Далее выбирается исполнитель, который будет осуществлять доставку. Если это внешний исполнитель, то программа автоматически формирует для него заявку определенного вида, в которую подставляются все имеющиеся в системе данные по заказу. Такая заявка отправляется исполнителю по почте прямо из 1С.
Данная доработка практически полностью избавила менеджеров от ручного ввода информации и сократила ошибки при формировании заявок.
7. Маршруты и автоматический расчет стоимости доставки
На момент автоматизации у нашего клиента было много постоянных заказчиков, которые оформляли доставку грузов в одни и те же пункты. Количество таких заказчиков со временем только увеличивалось. Поэтому встал вопрос об автоматизации процесса создания заявок и на основании данных о повторяющихся маршрутах. Для этого мы разработали форму создания маршрута, в которую логисты вносили всю имеющуюся информацию. Важным моментом стало то, что помимо основной информации, сотрудники заносили и стоимость доставки по маршруту, которую предварительно получали от партнеров.
Заказы покупателей стали заполняться в разы быстрее благодаря тому, что у менеджера появилась возможность выбрать существующий маршрут, а стоимость доставки рассчитывается автоматически после выбора перевозчика.
Результат внедрения
В ходе данного проекта нам удалось на базе 1С:УНФ решить все задачи, которые поставил перед нами заказчик.
Разработка формы заявки на грузоперевозки. Стандартизация оформления заявок позволила с первого раза правильно оформлять заказы с учетом всей необходимой информации, которая нужна для выполнения заказа. Это сократило время, которое ранее затрачивалось на заказ и позволило собирать и отслеживать все заявки в едином месте.
Внедрение управленческого учета. В результате руководство компании стало понимать, что происходит с бизнесом и какие показатели требуют повышенного внимания. Реализация возможности оплаты заказа по фактическому весу груза. Оптимизация работы по оформлению документации и проведению платежей при изменении фактического веса груза сократила общее время на изменение документации. Если раньше данная деятельность занимала несколько часов, то сейчас вопрос решается в один клик.
Настройка отчетности в разрезе каждой отдельно взятой грузовой машины. Отчет позволил наглядно видеть и понимать, какая машина приносит больше денег в компанию; вычислить машины, которые постоянно нуждаются в ремонте; понять, сколько денег тратится на ремонты и обслуживание техники.
Расчет суммы задолженности и планирование последующих выплат. Автоматическое разнесение будущих оплат в платежном календаре помогает защитить бизнес от кассовых разрывов.
Разработка печатной формы «Заявка перевозчику». Функционал позволил сократить время на оформление заявок и стандартизировать их.
Реализация механизма автоматического расчета стоимости доставки. Он позволяет выбрать и предложить клиенту наиболее выгодные условия по доставке. Для менеджеров значительно сократилось время на оформление и внесение информации.
Благодаря автоматизации:
100% заявок на перевозку оформляются в автоматизированном режиме.
Расчет Unit экономики в разрезе каждой машины.
Комплексная настройка управленческого учета.
В 4 раза ускорился процесс переоформления документов в связи с изменением веса груза.
В 2 раза быстрее происходит обработка заказов клиентов и расчет стоимости услуг.
80% заданий для подрядчиков оформляются в автоматизированном режиме.
Практически исключен риск возникновения кассового разрыва в связи с неуплатой задолженностей подрядчикам.
Общим результатом автоматизации можно считать сокращение трудозатрат на выполнение рутинных операций и высвобождение времени для решения стратегических задач, а также финансовую прозрачность деятельности компании. Все это позволяет оперативно управлять процессами и принимать взвешенные управленческие решения.
